Ilja Hauß: 5 Empfehlungen zu Einführung und Etablierung von Social Collaboration

Ilia HaussIn unserer Interviewreihe zur „Digital Workplace Revolution 2015“ für die Social Business Arena auf der CeBIT habe ich Ilja Hauß von Communardo Software zu Social Collaboration, Enterprise 2.0 und den Digital Workplace befragt. Weil die Antworten sehr ausführlich ausfielen, gibt es das Interview in zwei Teilen.

Ilja Hauß ist geschäftsführender Gesellschafter der Communardo Software GmbH. Er beschäftigt sich seit mehr als 15 Jahren intensiv mit den Technologien und Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit, dem Wissensmanagement und der virtuellen Teamarbeit. Seine Schwerpunkte liegen dabei auf der strategischen Beratung, Einführung und produktiven Nutzung von Social Business Software. Im Speziellen ist Ilja Hauß für die Realisierung von Social Intranet und Collaboration Workplace Lösungen auf Basis von Microsoft SharePoint bei namhaften Kunden verantwortlich.

Dies ist der zweite Teil, den ersten Teil gab es vor wenigen Tagen: „Ilja Hauß: Piloten bilden Grundlage für neue Arbeitsweisen und Digital Workplace„.

3. Was macht für Dich eine gute Strategie zum Thema “Social Collaboration” & “Digital Workplace” aus?

Insbesondere die ganzheitliche Betrachtung. Zum Ersten heißt das zu evaluieren, in welchen Bereichen macht es überhaupt Sinn, digitale, agile und kollaborative Arbeitsweisen zu etablieren. Sich die Ziele und die dafür notwendige Veränderung von Beginn an klar und konkret zu verdeutlichen, hilft Missverständnisse und so manche enttäuschte Erwartung im Vorfeld zu vermeiden. Ich empfehle hier in ein Business Value Assessment zu investieren, dass auch für kleine und mittelständische Unternehmen pragmatisch durchgeführt werden kann.

Zum Zweiten ist die Einführungsstrategie für den Erfolg und nachhaltige Ergebnisse entscheidend. Es ist ein Unterschied ob neue Arbeitsweisen in der Teamarbeit eingeführt oder Mitarbeiternetzwerke etabliert werden. Sehr oft wird die Einbindung der Führungskräfte vernachlässigt, da sehr zeitintensiv, doch damit ist die Strategie bereits zum Scheitern verurteilt. Hierfür benötigt es differenzierte Einführungsformate, Zeitpläne und Begleitungsmaßnahmen.

Zum Dritten ist die Verankerung und Einbettung in die IT-Strategie des Unternehmens kritisch. Der Digital Workplace ist hochgradig integrativ, betrifft so gut wie jeden Mitarbeiter und ist geschäftskritisch. Die Erfahrung zeigt, dass die Ausarbeitung der Enterprise Architektur, der IT Governance und der Road Map für die Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur sowie den entsprechenden Social Business Applications Hand in Hand mit der IT-Strategie des Unternehmens abgestimmt sein sollte.

4. Gibt es für Dich Prozessfelder, wo für das Thema relativ sicher “Quick Wins” erzielt werden können?

Grundsätzlich bewährt sich eine Reifegrad-orientierte Realisierungsstrategie. Ausgehend von „Hausaufgaben“ wie Dokumentenverwaltung, unternehmensweite Suche und Projektarbeit nähert man sich stufenweise den komplexeren, neuen Arbeitsweisen wie agilen Teamprozessen und Enterprise Social Networks, um dann Geschäftsprozesse in den Digital Workplace zu integrieren.

In vielen Unternehmen bringen einfach nutzbare Dokumentenbibliotheken, mit mobilem Zugriff und integrierten Unified Communications Funktionen, wie WebConferencing, Document Sharing und inhaltsbezogene Chats einen immensen Quick Win. Werden diese dann durch digitale Arbeitsräume für die Teamkommunikation sowie Arbeitsorganisation, wie bspw. Aufgaben, Formulare und Listen erweitert, gewöhnen sich die Mitarbeiter langsam aber sicher an die neuen Arbeitsweisen.

Stellt man dann eine performante Suche zur Verfügung, wächst das Vertrauen in die zentrale Ablage und das Wiederfinden von Inhalten. Ermöglicht man nun die projekt- und bereichsübergreifende Kommunikation und Vernetzung, ergibt sich der Aha-Effekt, dass Probleme schneller und einfacher gelöst werden können, als in althergebrachten, rein hierarchisch organisierten Kommunikationsstrukturen. Der Beginn für Social Networks ist gelegt.

Löst man nun die ganzen „Excel-organisierten“ Steuerungsprozesse durch Kanban und agile Methoden ab, entsteht erfahrungsgemäß eine richtige Sogwirkung für agile Teamprozesse in allen Bereichen. Die Integration von Workflow-Tasks und Geschäftsprozessen ist dann der logische nächste Schritt, allerdings fachlich und technisch derzeit noch sehr anspruchsvoll.

5. Was ist Deine zentrale Empfehlung für die Einführung und Etablierung dieser Konzepte im Unternehmen?

Als erstes gilt es die neuen, digitalen und kollaborativen Arbeitsweisen zu verstehen. Die IT und Software sind notwendige Voraussetzungen und geben den Anstoß. Letztendlich geht es aber darum wie diese genutzt werden, um das eigene Geschäft erfolgreicher zu gestalten.

D.h. Zweitens, sich vor Beginn sehr klar zu verdeutlichen, welche Ziele und Veränderungen für das Unternehmen tatsächlich notwendig sind.

Planen Sie drittens einen Mix aus Online- und Präsenz-Einführungsformaten, um die verschiedenen Zielgruppen differenziert anzusprechen, setzen Sie dabei auf die Vermittlung von Arbeitsweisen und nicht Funktionalitäten, arbeiten Sie mit arbeitsbegleitenden Formaten im Sinne von „snackable Content“.

Viertens: Überzeugen Sie Führungskräfte durch Best Practices für ihren Management-Alltag und machen Sie diesen ihre Vorbildfunktion bewusst. Machen Sie kritische Stakeholder wie bspw. Betriebsrat direkt als Pilotgruppe zu Beteiligten.

Fünftens: Antizipieren Sie die Agilität und Innovationsdynamik auch in der IT-Umsetzung. Entscheiden Sie sich für ein modernes, zukunftssicheres Ökosystem, aber halten Sie es sich offen, dieses durch Apps und Drittprodukte mit hoher Usability anzureichern. Der Benchmark für Ihre Mitarbeiter ist das Internet und dort entstehen täglich neue, moderne, einfach nutzbare Apps. Eliminieren bzw. klären Sie zu Beginn die häufig vorhandenen technischen Barrieren, wie bspw. externer oder mobiler Zugriff sowie Sicherheitsanforderungen.

Vielen Dank für das ausführliche Interview, Ilja!

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Frank Hamm
Frank Hamm ist selbstständiger Berater für Kommunikation und Kollaboration. Er berät und unterstütz Unternehmen, Organisationen und Personen bei dem digitalen Wandel. Über seine Themen Enterprise 2.0, Social Business, Social Collaboration, Public Relations, Social Media und Office Productivity bloggt er im INJELEA-Blog.

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