#cebiteda16 Vom Social Intranet zum Digital Workplace: nachgefragt bei Katrin Beuthner #vernetzt #agil #gestalten

impuls_beuthnerVom Social Intranet zum Digital Workplace lautet das Thema des Expert Panel am 16.03.2016, 15:40 Uhr, also genau der richtige Ort für eine Zusammenkunft derjenigen, die durch zahlreiche Projekte eine Fülle an Erfahrung austauschen und diskutieren können. Katrin Beuthner, Geschäftsführerin von United Planet, verfügt nicht nur über nationale und internationale Erfahrung, sondern kennt aufgrund ihrer bisherigen Tätigkeiten die Anforderungen vom Großkonzern bis zum KMU. Grund genug, auch Katrin Beuthner um ein paar Statements zu bitten, und wie immer zuerst um ihre drei Hashtags, die ihren Beitrag im Panel charakterisieren:

#vernetzt #flexibel #gestalten

Social Intranet und Enterprise Social Network werden mal synonym, mal als unterschiedliche Systeme verstanden. Welches Verständnis haben Sie?

Beide Begriffe werden tatsächlich häufig synonym verwendet. Es gibt für mich aber auch klare Unterscheidungskriterien:

„Enterprise Social Networks“ sind oftmals eigenständige Tools vor allem zur Verbesserung der Kommunikation – so etwas wie die „Facebooks“ für Unternehmen. Hier gibt es zumeist keine klassischen Intranet-Funktionen. Der Fokus liegt auf Kommunikation, Wissensaustausch und Zusammenarbeit. Es gibt Gruppenräume, Activity Feeds und User-Profile.

Dahingegen ist ein „Social Intranet“ aus dem klassischen Intranet gewachsen. Es beinhaltet neben den statischen und redaktionell gepflegten Informationen zusätzliche „social features“, die eine Interaktion der User ermöglichen. Das ist ein breit gefächerter Begriff und kann von einfachsten Interaktionsmöglichkeiten bis hin zu einem komplett ausgereiften digitalen Arbeitsplatz reichen. Auch wenn der Begriff durch das „Intranet“ altmodisch erscheint und wahrscheinlich bald vollständig durch „Digital Workplace“ ersetzt wird, kann ein Social Intranet für mich mehr als reine Enterprise Social Networks. Das Social Intranet ist die Basis des Digital Workplace.

Durch die Verknüpfung klassischer Intranet-Funktionen – wie z.B. der Automation von Unternehmensabläufen – mit „social features“ können starre Prozesse aufgelockert und verbessert werden. Wie das funktioniert wird an einem Beispiel aus dem Vertrieb deutlich: Angenommen, jemand aus der Kundenberatung bekommt über das Social Intranet die Information, dass ein Mahnlauf bei einem seiner Kunden gestartet wurde. Er kann nun direkt im Social Intranet reagieren. Wenn es etwa noch Unstimmigkeiten gibt und er in Kontakt mit dem Kunden steht, kann er z.B. den Mahnlauf stoppen. Es wird dadurch verhindert, dass eine eventuell ungerechtfertigte Mahnung verschickt und ein wichtiger Kunde unnötig verärgert wird. Durch das Social Intranet fließt der menschliche Ermessensspielraum in digitalisierte Abläufe ein, die Flexibilität dieser Prozesse und damit des gesamten Unternehmens werden deutlich erhöht.

Welche Charakteristika prägen den Digital Workplace oder anders gefragt: was braucht es, damit aus einem Social Intranet ein Digital Workplace wird?

Die Kombination aus automatisierten Prozessen mit menschlichem Entscheidungsspielraum ist für mich entscheidend, damit aus einem Social Intranet ein Digital Workplace wird. Es reicht keineswegs, ein Intranet um Kommentarfunktionen zu erweitern und den Usern so eine Mitgestaltungsmöglichkeit vorzugaukeln. Die Beschäftigten müssen im Intranet alle Informationen und Workflows vorfinden, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen – quasi ein eigenes, flexibles Dashboard für jeden Mitarbeiter. Nur dann, wenn sie einen Großteil ihrer Arbeit direkt im Intranet erledigen können und von hier aus tatsächlich in die Unternehmensabläufe eingreifen und diese z.T. auch mitgestalten, wird ein vollwertiger Digital Workplace daraus.

Die Einbindung anderer Systeme ist ein weiterer wichtiger Aspekt digitalen Arbeitens. Während Intranets bislang oft autark von anderen Software-Systemen im Unternehmen arbeiten, muss ein Digital Workplace mit allen relevanten Systemen im Unternehmen verbunden sein. Nur so kann er wirklich alle wichtigen Informationen und Prozesse auf einer Plattform vereinen. Präzise Filtermöglichkeiten gewinnen mit dem Zuwachs an Informationen stark an Wert, so dass die Beschäftigten nur mit den für sie relevanten Dingen konfrontiert werden.

Wie nehmen Sie die Mitarbeitenden vom Social Intranet zum Digital Workplace mit?

beuther_katrinDer Schritt vom Social Intranet zum Digital Workplace ist nicht mehr allzu weit. Wesentlich schwieriger ist der Sprung von einem klassischen Intranet hin zu einem Social Intranet.
Sind die Mitarbeiter erst einmal mit der Zusammenarbeit über digitale Kanäle vertraut, begreifen sie den Schritt hin zu einem Digital Workplace in der Regel als Arbeitserleichterung. Sie sparen sich damit das häufige Wechseln zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen und erhalten alle relevanten Informationen – und nur die relevanten – auf ihrem Dashboard. Die Vermeidung des „Information Overflow“ durch gute Filtermöglichkeiten bringt den Mitarbeitern wieder mehr Freiheit im Denken und mehr Spaß an der Arbeit.

Herzlichen Dank, Frau Beuthner. Wir freuen uns auf das Panel: 16.03. um 15:40 Uhr in Halle 4.

Lutz Hirsch, den wir hier schon zu einem anderen Thema begrüßen durften, äußerte sich in einem Blogbeitrag von Jan Tißler ganz aktuell zu Social Intranet und Digital Workplace: Ein Social Intranet ist kein Technologieprojekt, sondern eine andere Art zu arbeiten.

Auf Twitter blieb dies nicht ohne Kommentar Tim Mikša:

Eine gelungene Einstimmung auf das Panel

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Ellen Trude
Ellen Trude, nach 28 Jahren Tätigkeit in Aus- und betrieblicher Weiterbildung der Bayer AG mit stets neuen und meist innovativen Projekten und Aufgaben nunmehr in einer gesunden Mischung aus Vorruhestand und Aktivitäten rund um Workplace (Arbeiten 4.0 / Digitalisierung) und Lernen (Lernen 4.0 / Social Learning) unterwegs - meist digital.

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