Der Digital Workplace muss mehr als eine Cloud-Lösung für Office-Anwendungen sein!

Beitrag erstellt von BIT

Das Intranet war gestern, heute heißt das Konzept für die Neuorganisation der internen Zusammenarbeit und Kommunikation – „Digital Workplace“. Hierzu laufen in vielen Unternehmen Projekte in unterschiedlicher Ausprägung. Aktuell dominiert dabei die Einführung von „Microsoft Office 365“ bzw. einer Cloud-Lösung für Office-Anwendungen die Diskussionen – so auch beim zweiten Digital Workplace Tech FORUM am 19. & 20. Februar in München.

Im Mittelpunkt der Veranstaltung stand die Diskussion von Erfahrungen bei der technologischen Umsetzung von „Digital Workplace“-Konzepten. Projektverantwortliche von Schaeffler, DFB GmbH, Fraunhofer IWES, Air Liquide, Evonik und E.ON stellten ihre Projekte und Erfahrungswerte bei der Umsetzung und Einführung von Plattformen zur Arbeitsunterstützung vor.

Zentrale Aussage der Veranstaltung war dabei, dass die Etablierung und Einführung einer Cloud-Lösung für Office-Anwendungen – aka Microsoft Office 365 oder Google Suite – durchaus der Taktgeber der aktuellen Projekte sind – aber der „Digital Workplace“-Ansatz nicht auf die Office-Anwendungsplattform reduziert werden darf. In seinem Einführungsvortrag erläuterte Thomas Maeder von rethink digital, dass die Anforderungen an die Optimierung der digitalen Arbeitsunterstützung vielfältig, aber nicht auf einen Anwendungsfall zu begrenzen sind.

Die Arbeit mit Office-Anwendungen ist dabei nur ein Baustein im Gesamtkontext der digitalen Arbeitsunterstützung. Wichtig ist die Integration bzw. das optimierte Zusammenspiel der Anwendungen aus Mitarbeitersicht. Im Fokus muss das Mitarbeitererlebnis bei der digitalen Zusammenarbeit und Kommunikation stehen.

Dennoch wurde entlang der verschiedenen Projektberichte auch klar, dass die Cloud-Office-Anwendungen zahlreiche spezifische Hebel und Herausforderungen mit sich bringen. Insbesondere der Cloud-Ansatz und die von den Plattform-Anbietern (Microsoft und Google) bereitgestellten Updates (Evergreen-Ansatz bei Microsoft) erfordern ein Umdenken für die Unternehmens-IT.

So braucht es für eine unternehmensweite Bereitstellung – jenseits der klassischen Office- und Wissensarbeiter – eine „Cloud-enabled“ Infrastruktur mit entsprechenden Endgeräten und Netzverfügbarkeit wie auch veränderte IT-Service-Ansätze. Sabrina Sawatzki und Tobias Kißmer von Schaeffler berichteten z.B. von den umfangreichen Anstrengungen für die Bereitstellung einer entsprechenden Infrastruktur und der Etablierung von IT-Guidelines, die eine unternehmensweite Nutzung von O365 und dem internen Enterprise Social Network SConnect an allen Standorten und in allen Teile der Werksgelände erst ermöglichen.

Frank Nestor von Evonik Industries erläuterte zudem – wie Evonik den „Evergreen“-Herausforderungen mit einem Black-Listing-Ansatz (per se wurde Office 365 als „Suite“ freigeschaltet und nur einige Apps gesperrt) und einer kontinuierlichen Befähigung der Workforce begegnet.

Insbesondere die Befähigung und das Mitarbeitererlebnis waren dann auch Thema beim Vortrag von Pia Sondermann (E.On), die gerade eine gute User-Experiences wie auch Gamification-Ansätze als Hebel für die Befähigung und die Adoption herausstellt.

Insgesamt zeigten die Diskussionen beim Digital Workplace Tech FORUM einmal mehr, dass die „Digital Workplace“-Projekte im Zentrum der Digitalisierungsanstrengungen der Unternehmen stehen und eher eine „Programm-Initiative“ als ein Projekt (mit definierten Projektende) sind. Neben den technologischen Anforderungen kennzeichnet die Projekte dabei auch immer die starke Verflechtung mit den dahinter stehenden organisatorischen und kulturellen Anforderungen, die ergänzend im Rahmen des IOM SUMMIT vom 17. – 19. September in Köln diskutiert werden.

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Robert Singer
Mitarbeiter in den Bereichen Content Marketing und Social Media

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