Wo stehen wir mit der Digital Workplace Adoption

Der IOM SUMMIT 2020 ist vorbei – aber die Video-Mitschnitte bleiben bestehen und können weiterhin nachgeschaut werden. Über die vergangenen 12 Wochen mit drei Online-Konferenzen, zahlreichen Interaktiv-Sessions und verschiedenen Talks haben sich mehr als 120 Stunden Video angesammelt, die es gilt nun auszuwerten. Ein Highlight der letzten zwei Wochen war dabei das abschliessende „Conversation Café“ am 25. September mit Nadine Schäffer von der IPI GmbH. Als Conversation Café war es zwar als offene Diskussionsrunde angelegt, aber irgendwie gab es nur Zuschauer und keine #Interaktiv-Teilnehmer, so dass aus dem #Interaktiv-Format kurzerhand ein Gespräch zwischen unserem Moderator Björn Negelmann und der Expertin Nadine wurde. Und es war ein sehr kurzweiliges und doch mit vielen interessanten Learnings gespicktes Gespräch.

Im Folgenden habe ich meine Erkenntnisse aus dem Gespräch zusammengestellt:

Status Quo der Digital Workplace Adoption

Das Thema war der Session war die Digital Workplace Adoption, also die Frage wie man die Idee des #DigitalArbeiten ins Unternehmen reintragen und vergrößern kann.

Adoption vor Beginn der Corona-Pandemie bedeutete einen strukturierten, iterativen Prozess. Hat Corona dieses Modell nun ad absurdum geführt, durch die Zwangsdigitalisierung in den Unternehmen? Nicht ganz. Die Pandemie hat eines geschafft, die Awareness hat sich (zwangs-) erledigt. Das Thema ist plötzlich relevant. Neugierde muss nicht mehr geschaffen werden, aber die Herausforderung ist sogar größer, weil die ersten Erfahrungen gemacht sind und evtl auch negativ waren. Allerdings muss man einen Schritt weiter denken: Digitale Zusammenarbeit zu verstehen ist aber noch etwas anders als im Homeoffice Teams zu nutzen.

Jetzt aktuell steigt man in der Veränderungsbegleitung der Organisationen anders ein, die Einführung von Office 365 aufgrund der Pandemie erfolgte sehr schnell in vielen Unternehmen. Die bereits erfolgten Erfahrungen der Mitarbeiter mit der kollaborativen Technologie lassen einen späteren Einstieg der Beratung zu. Aber um zu Effizienzsteigerung zu kommen, reicht es nicht, ein Meeting aufsetzen oder sich im Home Office mit einfachen Funktionen behelfen zu können. Da kann man noch nicht von einer Adoption sprechen.

Es macht nach wie vor Sinn Multiplikatoren in den Unternehmen zur Begleitung der Mitarbeitenden einzusetzen. Nur weil der Start anders war, geht es aber doch rasant weiter, auch die Entwicklungen und Veränderungen bei Microsoft. So wird es keine Akzeptanz geben und ohne Akzeptanz will jeder sofort zurück zum Alten.

Begrifflich handelt es sich jetzt aber um keine Adoption mehr, sondern um Veränderungsmanagement. Vor Corona bedeutete Adoption kleinere Pilotgruppen aufzusetzen, das Feuer zu entfachen, diese Use-Cases nach draussen zu tragen, Storytelling zu betreiben, groß aufzuhängen, das Positive herausstellen, sukzessive immer mehr Leute einzusammeln. Also Handlungs- und Nutzungsakzeptanz zu schaffen. Aber das ist nun hinfällig.

Analyse der vorhandenen Daten

Früher hat man nach einem halben Jahr die Zahlen analysiert, wo wenig Nutzung war etc. Aber jetzt kann man schon die Zahlen sehen und auswerten, seit Beginn der Pandemie vor über einem halben Jahr. Aktuelles ToDo für Projektmanagement ist in die Analyse der Zahlen reinzugehen und das Warum hinterher schieben. Nadine sagt: Stellt Euch die Frage, Pandemie oder nicht, was ist unsere Vision, wo wollen wir hin? Ohne das übergeordnete Ziel geht’s nicht. Und das muss den Mitarbeitern erklärt werden.

Was kann an Analyse-Kennzahlen angeschaut werden. Zum Beispiel: Wie viele E-Mails werden intern geschrieben? Wo /Wie findet Korrespondenz statt? Wie sind die Zahlen, wie verändern sie sich? Wie werden Teams in Teams angelegt? Wer legt was an? Wo fehlt was? Gibt es Abteilungen/Standorte wo nichts angelegt wurde? Daraus kann man ganz viel rauslesen. Der Vorteil an einer Datenbasis ist, dass man Argumentationshilfen hat.

Von der Analyse zur Kultur: Welche Rahmenbedingungen kann ich ändern? Bsp: Im Unternehmen kommen viele Kollegen wieder ins Office und Teams wird nicht mehr genutzt. Initiative gestartet: Crossfunktional wurden über mehrere Iterationen hinweg ein Manifest der Digitalen Zusammenarbeit entwickelt, Wie wollen wir in Zukunft digital zusammenarbeiten? Zum Thema Impulsgeben, Geschichten erzählen und veröffentlichen. Erlebnisse von Leuten sammeln und gemeinsamen Nenner herausarbeiten. Kulturveränderung in einem Unternehmen geschieht durch Partizipation aber auch durch Irritation. Zum Beispiel bei Otto, wo eine Abteilung versucht hat ohne Emails zu arbeiten.

Informationen verteilen und Multiplikatorennetzwerke etablieren

Informationsfluss über ständige Veränderung muss sicher gestellt werden (Geschichten erzählen, Mitarbeiterzeitschrift, Intranet, Support-Community aufbauen, Thema der Pilotierung für interessierte Kollege. Wie schafft man es, ad hoc Multiplikatorennetzwerke zu etablieren? Leute nehmen, die jetzt engagiert sind. Früher hätte man Bewerbungsverfahren gestartet, Pilotuser ausgesucht, etc. Jetzt schaut man einfach wer das schon lebt. Blick in die Zahlen, die Analyse hilft auch hier.

Unsicherheit durch Veränderung der tägl. Arbeitsinstrumente, Evergreen Ansatz: es gibt ständig Veränderungen, die man in den Griff bekommen muss (kein stabiler Status Quo für immer). Begeisterung erzeugen ist ein Schlüssel. Next Level der Zusammenarbeit passiert erst, wenn ich die Möglichkeiten kenne, die es gibt.

Umgang mit gravierenden negativen Erfahrungen könnten Stolpersteine sein fürs Projekt: Negative Erfahrungen durch falsche Nutzung: Dokumente, Änderungen/Aufzeichnungen verloren, wohin wurde was gespeichert. Das hat was mit Enabling zu tun. Nutzer müssen wissen, wie sie etwas wiederfinden können. Hier können Multiplikatiren/Champions/Guides helfen, Corporate Influencer (Meinungsbildner, Kollegen mit Strahlkraft) gewinnen hilft auch bei der Vertrauensbildung bei den Mitarbeitern.

Weitere negative Erfahrungen, die man adressieren sollte, ist Orientierungslosigkeit: Für was nehme ich was? Wo speichere ich Dokumente hin? Frage: Was ist Dein Anwendungsfall? Orientierung schaffen, sonst kommt unterschiedliche Nutzung zu Stande die sich in den Zahlen widerspiegeln. Dann heisst es: Interpretieren und Intervenieren

Führungskräfte Wunschbild

Ideale Rolle der Führungskräfte wäre: Sie bringen uns gut durch die Digitalisierung, sie verstehen digitale Mitarbeitergespräche zu führen, sind empathisch, wissen die Vorteile von Aktivierung in Online Meetings, haben einen Informationsvorsprung, kennen das große Bild und stehen dahinter, haben keine Bedenken zum Thema Machtverlust, sind selber extrem gut vernetzt nach innen und aussen, sehen sich als Coach….. Hier gibt es sehr viel zu tun.

 

Soweit zu meinen Erkenntnisse aus dem Gespräch. Welche Empfehlungen habt Ihr bei dem Thema, schreibt es uns in den Kommentaren. Wir danken Nadine für ihre Zeit und das tolle Gespräch

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Susanne Bach

Susanne Bach

Senior Conference & Partner Manager bei Kongress Media
Senior Conference & Partner Manager bei Kongress Media.

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